curso de planificación de proyectos. tercera tarea

PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

TAREA DEL MÓDULO 3: CREACIÓN DEL MAPA MENTAL

Josep Lluís Gómez

Juan Capellá

Bienve Villalobos

Proyecto «Creación e implantación de unidades de igualdad en la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears»

CONTEXTUALIZACIÓN DEL TRABAJO REALIZADO

Los miembros de nuestro equipo trabajamos en la misma consejería y nuestros despachos están en el mismo pasillo, por lo que nuestra comunicación ha sido en vivo y en directo en lo que concierne a la creación del mapa mental. No obstante, hemos utilizado el google drive para hacer nuestras aportaciones y reflexiones individuales, de modo que íbamos adelantando trabajo con el objetivo de acortar la duración de las sesiones de trabajo presenciales. También hemos utilizado el whatsapp para comunicarnos y quedar o comentar alguna cuestión concreta.

Todos los miembros del equipo pensamos que el trabajo presencial es más ágil y facilita el debate y el intercambio de ideas y que por el contrario, el hecho de trabajar en la distancia complica bastante la tarea, aunque las herramientas sean buenas, sobre todo a la hora de hacer un brainstorming para elaborar el mapa mental.

Por otra parte, el hecho de que nuestros perfiles sean diferentes: un informático, una psicóloga y un licenciado en derecho, ha enriquecido mucho el proceso creativo y nos ha permitido darle al proyecto un enfoque multidisciplinar al analizarlo desde diferentes perspectivas.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DEL MAPA MENTAL

Iniciamos esta tarea a partir de una reunión del equipo durante la cual, partiendo de la idea que habíamos definido en el Acta del Proyecto, utilizamos la técnica del Brainstorming o lluvia de ideas para ir definiendo las distintas fases del proyecto y las actividades de cada fase. Nos quedamos en este nivel de concreción, però comentamos que podríamos haber seguido hasta definir las tareas concretas correspondientes a cada una de las actividades.

Posteriormente, analizamos las interrelaciones entre las diferentes fases, para poder ordenarlas cronológicamente. Para ello utilizamos el diagrama de interrelaciones que habíamos practicado en la clase presencial que dinamizó Pere Jiménez el pasado día 4 de diciembre en la sede de la Escuela Balear de Administraciones Públicas. Con esta técnica obtuvimos un diagrama con las fases ordenadas en función de las interrelaciones, de modo que las numeramos para saber el orden correcto de ejecución de cada una de las actividades.

Finalmente, cuando ya disponíamos de toda esta información en borradores manuscritos, procedimos a utilizar la aplicación Mindmeister para dibujar nuestro mapa mental i la aplicación Cmaptools para plasmar las interrelaciones y el esquema ordenado de las fases del proyecto.

A continuación tenéis los diferentes documentos trabajados que ilustran el proceso seguido y el resultado final.

LISTA INICIAL DE FASES Y TAREAS

utilizamos la técnica del Brainstorming o lluvia de ideas para ir definiendo las distintas fases del proyecto y las actividades de cada fase

objetivo del proyecto:	conseguir la implantación de las Unidades de Igualdad al 100% en un período màximo de 4 años.
fases	activitades de cada fase
Análisis normativa y de las prioridades políticas sobre la implantación de las unidades de Igualdad.	Reuniones con la directora del Institut Balear de la Dona.
	Análisis de la normativa que regula la creación de las unidades de Igualdad.
	Conclusiones derivadas del análisis conjunto de las actividades anteriores.
Análisis de referentes de otras comunidades autónomas que han creado unidades de Igualdad o figuras similares	Búsqueda de información a través de Internet.
	Contacto telefónico para recabar información más detallada.
	Documento resumen por comunidades autónomas y propuesta de selección de las información más aplicable a nuestra situación, estructura y objectivos.
Definir y configurar las unidades de Igualdad en base a la documentación recogida	Reunión con la directora del Institut Balear de la Dona y personal técnico para presentarles la propuesta.
	Analizar aportaciones realizadas a raíz de la reunión anterior.
	Definir el perfil competencial del personal que ha de gestionar las unidades de igualdad segun las funciones definidas.
	Redacción y aprobación de documento definitivo que defina el modelo de unidades de Igualdad que queremos implantar.
Redactar propuesta sobre la mejor manera de cubrir los puestos de trabajo que han de gestionar las unidades de igualdad.	Reunión con el director de Función Pública para presentarle el modelo de unidades de igualdad consensuado con el Institut Balear de la Dona y el perfil de personal que necesitamos.
	Recoger las diferentes posibilidades ofrecidas en la reunión para crear o adjudicar recursos humanos a las unidades de Igualdad.
	Redacción de un informe sobre las diferentes posibilidades ofrecidas por la Dirección General de Función Pública para cubrir puestos de trabajo de las Unidades de Igualdad.
	Reunión conjunta con el director general de Función Pública y con la directora del Institut Balear de la Dona para comentar las diferentes posibilidades y decidir la más apropiada.
	Estudio económico para valorar el coste de la los recursos humanos de la propuesta elegida.
Valoración sobre la disponibilidad económica destinada a la creación de la unidades en los años 2018 y 2019	Reunión con el director general de Función Pública y el director general de Presupuestos.
	Redacción de un informe con diferentes escenarios de implantación de las unidades de igualdad en función de las disponibilidades presupuestarias.

MAPA MENTAL

Hemos utilizado la aplicación Mindmeister para dibujar nuestro mapa mental. Hemos utilizado infinitivos en el nombre de las fases. En el mismo sentido, hemos intentado simplificar el texto de cada fase y actividad para que resulte más gràfico.

DIAGRAMA DE INTERRELACIONES Y DIAGRAMA DE FLUJO

Con esta técnica obtuvimos un diagrama con las fases ordenadas en función de las interrelaciones, de modo que las numeramos para saber el orden correcto de ejecución de cada una de las actividades. En amarillo, al lado de cada fase, el número de entradas y de salidas.

MAPA MENTAL FINAL CON FASES ORDENADAS